Zablokowany zwrot VAT — przyczyny i co można zrobić?

Krótka odpowiedź: urząd skarbowy może przedłużyć termin zwrotu VAT, jeżeli uzna, że zasadność zwrotu wymaga dodatkowego sprawdzenia. Nie oznacza to jeszcze odmowy zwrotu, ale firma powinna od razu ustalić zakres weryfikacji, sprawdzić skuteczność postanowienia i przygotować dokumenty potwierdzające każdą istotną transakcję. Na postanowienie o przedłużeniu terminu przysługuje zażalenie.

Stan prawny: lipiec 2026 r.

Ile wynosi termin zwrotu VAT w 2026 r.?

Od rozliczeń za okresy przypadające od 1 lutego 2026 r. podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 40 dni od złożenia JPK_VAT z deklaracją. Wcześniejszy podstawowy termin wynosił 60 dni.

Przepisy przewidują także inne terminy:

• 25 dni na rachunek rozliczeniowy — po spełnieniu ustawowych warunków dotyczących między innymi zapłaty faktur;
• 25 dni na rachunek VAT — bez konieczności spełniania warunków przewidzianych dla zwrotu na zwykły rachunek;
• 15 dni — dla określonych podatników prowadzących sprzedaż ewidencjonowaną na kasach online i przyjmujących płatności bezgotówkowe;
• 180 dni — gdy podatnik w danym okresie nie wykazał sprzedaży opodatkowanej ani określonych czynności wykonywanych poza Polską.

Termin 180-dniowy może zostać skrócony do 60 dni, jeżeli przedsiębiorca złoży wniosek wraz z odpowiednim zabezpieczeniem majątkowym. Zwrot na rachunek VAT w terminie 25 dni nie podlega natomiast standardowemu przedłużeniu w celu dodatkowej weryfikacji.

Dlaczego urząd przedłuża termin zwrotu?

Przedłużenie jest dopuszczalne, gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania. Urząd może prowadzić weryfikację w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej albo postępowania podatkowego.

W praktyce uwagę organu mogą zwrócić:

• zwrot znacznie wyższy niż w poprzednich miesiącach;
• duże zakupy inwestycyjne przy niewielkiej sprzedaży;
• faktury od nowych albo krótko działających kontrahentów;
• rozbieżności między JPK, KSeF, księgami i przelewami;
• brak dokumentów transportowych lub magazynowych;
• usługi niematerialne udokumentowane wyłącznie fakturą;
• łańcuch dostaw obejmujący podmioty nierozliczające VAT;
• korekty obejmujące wysokie kwoty podatku naliczonego.

Samo wystąpienie takiej okoliczności nie oznacza, że zwrot jest nienależny. Organ może jednak sprawdzać nie tylko bezpośredniego dostawcę podatnika, lecz także rzeczywisty przebieg obrotu i rozliczenia innych podmiotów uczestniczących w transakcji.

Przykład: spółka wystąpiła o zwrot 850 000 zł wynikający z zakupu maszyn i usług wdrożeniowych. Urząd może poprosić o faktury, płatności, umowy, protokoły odbioru, dokumentację techniczną i dowody wykorzystania urządzeń w działalności opodatkowanej.

Co powinno zawierać postanowienie o przedłużeniu?

Przedłużenie terminu następuje w formie postanowienia. Organ powinien wskazać, dlaczego potrzebuje dalszej weryfikacji oraz do kiedy termin zostaje przedłużony.

Ogólnikowe sformułowanie, że „konieczne jest dalsze sprawdzenie rozliczenia”, może być niewystarczające, jeżeli nie pozwala ustalić, jakie wątpliwości organ rzeczywiście wyjaśnia. Termin nie powinien być przedłużany bez wskazania konkretnej daty albo zdarzenia, które pozwala tę datę jednoznacznie ustalić. W orzecznictwie NSA podkreślano gwarancyjne znaczenie wskazania końca przedłużenia.

Trzeba także sprawdzić, czy postanowienie zostało skutecznie doręczone przed upływem wcześniejszego terminu zwrotu. NSA przyjmował, że organ nie może przedłużyć terminu, który już upłynął, a samo wcześniejsze podpisanie lub wysłanie pisma zasadniczo nie zastępuje jego skutecznego doręczenia.

Od 2026 r. ustawa o VAT przewiduje jednak szczególne zasady doręczania pism dotyczących przedłużenia zwrotu. Nie należy więc celowo unikać odbioru korespondencji — w określonych sytuacjach pismo może zostać uznane za doręczone mimo jego nieodebrania.

Jak przygotować odpowiedź na wezwanie urzędu?

Pierwszym krokiem powinno być sporządzenie tabeli transakcji tworzących kwotę zwrotu. Dla każdej większej faktury należy przypisać:

1. umowę lub zamówienie
2. fakturę i numer KSeF
3. potwierdzenie zapłaty
4. dowód wykonania dostawy albo usługi
5. dokumenty magazynowe lub transportowe
6. osobę odpowiedzialną po stronie firmy
7. sposób wykorzystania zakupu w działalności opodatkowanej.

Przy zakupie towarów warto zabezpieczyć dokumenty WZ, PZ, CMR, potwierdzenia odbioru, numery seryjne i dane magazynowe. Przy usługach potrzebne mogą być raporty, dokumentacja techniczna, korespondencja, protokoły wykonania oraz dowody wykorzystania rezultatów.

Nie należy wysyłać całego archiwum bez opisu. Każdy dokument powinien odpowiadać konkretnemu pytaniu urzędu. Firma powinna zachować identyczną kopię przekazanego zestawu i potwierdzenie jego doręczenia.

Czy można zaskarżyć przedłużenie zwrotu VAT?

Na postanowienie o przedłużeniu terminu przysługuje zażalenie. W zwykłym przypadku termin wynosi 7 dni od doręczenia postanowienia.

Szczególna regulacja obowiązuje, gdy doręczenie nastąpiło w trybie określonym w art. 87 ust. 6j–6l ustawy o VAT, czyli gdy nieodebrane pismo zostało uznane za doręczone według specjalnych zasad. W takim przypadku termin na zażalenie wynosi 17 dni od dnia, w którym doręczenie uważa się za dokonane.

W zażaleniu można podnosić między innymi:

• brak konkretnych wątpliwości wymagających sprawdzenia;
• nieadekwatność zakresu weryfikacji;
• powtarzanie tych samych ogólnych przyczyn;
• pominięcie przekazanych już dokumentów;
• brak konkretnego terminu zakończenia weryfikacji;
• nieskuteczne albo spóźnione doręczenie postanowienia;
• brak proporcji między zakresem czynności a czasem blokowania środków.

Jeżeli organ odwoławczy utrzyma postanowienie, możliwe jest wniesienie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Każde kolejne postanowienie przedłużające termin powinno być analizowane odrębnie.

Zabezpieczenie majątkowe może przyspieszyć wypłatę

Przedsiębiorca może otrzymać zwrot mimo trwającej weryfikacji, jeżeli złoży wniosek oraz zabezpieczenie majątkowe odpowiadające kwocie żądanego zwrotu. Zabezpieczenie może mieć między innymi formę gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, poręczenia bankowego albo innych ustawowo dopuszczonych instrumentów.

Jeżeli wniosek i zabezpieczenie zostaną złożone odpowiednio wcześnie, urząd powinien wypłacić zwrot w pierwotnym terminie. Gdy zostaną złożone na 13 dni przed jego upływem albo później, zwrot następuje zasadniczo w ciągu 14 dni od złożenia zabezpieczenia.

Rozwiązanie to może być opłacalne przy wysokim zwrocie potrzebnym do finansowania bieżącej działalności. Trzeba jednak porównać koszt gwarancji lub innego zabezpieczenia z kosztem utraty płynności.

Czy za opóźniony zwrot należą się odsetki?

Jeżeli weryfikacja potwierdzi zasadność zwrotu, urząd wypłaca kwotę wraz z odsetkami odpowiadającymi opłacie prolongacyjnej. Jeżeli natomiast zwrot nie został dokonany w ustawowym terminie bez skutecznego przedłużenia, niezwrócona kwota jest traktowana jak oprocentowana nadpłata.

Zablokowany zwrot VAT nie powinien być traktowany wyłącznie jako problem księgowy. Może wpływać na wynagrodzenia, inwestycje i zdolność regulowania zobowiązań. Firma powinna jednocześnie przygotować pełną dokumentację transakcji, zakwestionować wadliwe przedłużenie i ocenić, czy zabezpieczenie majątkowe pozwoli szybciej odzyskać środki.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.