Przesłuchanie w urzędzie skarbowym — jak się przygotować?

Krótka odpowiedź: przed przesłuchaniem w urzędzie skarbowym trzeba przede wszystkim ustalić, w jakim charakterze dana osoba została wezwana: świadka, strony postępowania czy podejrzanego w sprawie karnej skarbowej. Każdy z tych statusów wiąże się z innymi prawami i obowiązkami. Nie należy zgadywać, odpowiadać na podstawie przypuszczeń ani podpisywać protokołu bez dokładnego przeczytania.

Stan prawny: lipiec 2026 r.

Najpierw sprawdź, w jakim charakterze zostałeś wezwany

Wezwanie powinno wskazywać, jakiej sprawy dotyczy, w jakim charakterze dana osoba ma się stawić, jaki jest cel czynności oraz jakie mogą być skutki niestawiennictwa. Powinno też wyjaśniać, czy wymagane jest osobiste stawiennictwo, czy określone informacje można przekazać w inny sposób.

Najczęściej wezwanie dotyczy przesłuchania:

• świadka, na przykład pracownika, księgowej albo kontrahenta;
• strony, czyli przedsiębiorcy, członka zarządu reprezentującego spółkę lub innego uczestnika postępowania podatkowego;
• podejrzanego w postępowaniu karnym skarbowym.

Różnica ma zasadnicze znaczenie. Świadek ma obowiązek zeznawać, z określonymi wyjątkami. Strona postępowania podatkowego może nie zgodzić się na przesłuchanie. Podejrzany ma natomiast prawo nie składać wyjaśnień i nie odpowiadać na pytania.

Jeżeli z wezwania nie wynika jasno status osoby wzywanej, należy przed terminem skontaktować się z urzędem i poprosić o jednoznaczne wyjaśnienie. Nie warto godzić się na „krótką rozmowę wyjaśniającą”, jeżeli nie wiadomo, w jakim trybie będzie prowadzona i czy sporządzony zostanie protokół.

Jakie prawa i obowiązki ma świadek?

Świadek w postępowaniu podatkowym powinien stawić się na prawidłowe wezwanie i odpowiadać zgodnie z prawdą. Przed rozpoczęciem przesłuchania urząd ma obowiązek pouczyć go o odpowiedzialności za fałszywe zeznania oraz o możliwości odmowy zeznań lub odpowiedzi na określone pytania.

Całkowicie odmówić zeznań mogą między innymi małżonek strony, jej rodzice, dzieci, rodzeństwo oraz niektóre inne osoby najbliższe wskazane w przepisach. Prawo to trwa również po ustaniu małżeństwa.

Znacznie szersze zastosowanie ma prawo odmowy odpowiedzi na pojedyncze pytanie. Świadek może z niego skorzystać, jeżeli odpowiedź mogłaby narazić jego albo wskazaną w przepisach osobę bliską na odpowiedzialność karną lub karną skarbową. Może też odmówić odpowiedzi, gdy prowadziłaby ona do naruszenia ustawowo chronionej tajemnicy zawodowej.

Przykład: główna księgowa zostaje zapytana, kto zdecydował o ujęciu określonych faktur, mimo że nie posiadały dokumentacji wykonania usług. Jeżeli odpowiedź może prowadzić do jej osobistej odpowiedzialności karnej skarbowej, powinna rozważyć skorzystanie z prawa odmowy odpowiedzi na to pytanie, zamiast improwizować albo obciążać inną osobę.

Odmowa powinna zostać wyraźnie zgłoszona i odnotowana w protokole. Świadek nie ma obowiązku szczegółowo wyjaśniać, jaki dokładnie czyn mógłby zostać mu przypisany, ponieważ takie wyjaśnienie mogłoby samo w sobie pozbawić ochrony.

Czy przedsiębiorca jako strona musi zgodzić się na przesłuchanie?

Przesłuchanie strony postępowania podatkowego jest możliwe wyłącznie po wyrażeniu przez nią zgody. W wezwaniu skierowanym do strony urząd powinien poinformować o prawie odmowy zgody oraz o możliwości niestawienia się, jeżeli jedynym celem wezwania jest jej przesłuchanie.

Odmowa nie powinna być jednak automatyczna. Zeznania strony mogą pomóc wyjaśnić gospodarczy sens transakcji, przebieg współpracy z kontrahentem albo przyczyny określonej decyzji zarządu.

Przed wyrażeniem zgody trzeba ustalić:

• jakie kwestie pozostają sporne;
• jakie dokumenty znajdują się w aktach;
• czy wypowiedzi mogą wpływać na odpowiedzialność karną skarbową;
• kto w rzeczywistości posiada wiedzę o transakcjach;
• czy zeznania nie będą sprzeczne z wcześniejszymi pismami.

Przykład: prezes spółki nie uczestniczył w realizacji projektu informatycznego, ale zostaje wezwany w celu wyjaśnienia szczegółów prac programistycznych. Zamiast próbować odtwarzać zdarzenia z drugiej ręki, można przedstawić dokumentację i zawnioskować o przesłuchanie pracownika, który rzeczywiście nadzorował wdrożenie.

Odmowa zgody na przesłuchanie strony nie może być karana jak bezzasadna odmowa świadka, ponieważ przepisy wyłączają karę porządkową w przypadku czynności uzależnionej od zgody uczestnika.

Przesłuchanie w sprawie karnej skarbowej wygląda inaczej

Postępowanie karne skarbowe jest odrębne od kontroli lub postępowania podatkowego, nawet jeżeli prowadzą je pracownicy tego samego urzędu. Stosuje się w nim odpowiednio przepisy procedury karnej.

Podejrzany ma prawo:

• odmówić składania wyjaśnień;
• odmówić odpowiedzi na każde pytanie;
• poznać treść przedstawionego zarzutu;
• korzystać z pomocy obrońcy;
• składać wnioski dowodowe;
• żądać przesłuchania z udziałem ustanowionego obrońcy.

Nie musi podawać przyczyny milczenia, a skorzystanie z tego prawa nie jest przyznaniem się do winy. Organ powinien pouczyć podejrzanego o tych uprawnieniach przed pierwszym przesłuchaniem.

Jeżeli członek zarządu, księgowa lub właściciel firmy otrzymuje wezwanie dotyczące nierzetelnych deklaracji, faktur albo niezapłaconego podatku, powinien sprawdzić, czy urząd prowadzi już postępowanie karne skarbowe. W takiej sytuacji składanie obszernych wyjaśnień bez wcześniejszego zapoznania się z zarzutem i konsultacji z obrońcą może poważnie utrudnić późniejszą obronę.

Jak przygotować się merytorycznie do przesłuchania?

Przygotowanie nie polega na nauczeniu się jednej wersji zdarzeń. Chodzi o odtworzenie faktów i oddzielenie własnej wiedzy od informacji uzyskanych później od innych osób.

Przed terminem warto:

1. przeczytać wezwanie i ustalić zakres pytań
2. przejrzeć umowy, faktury, korespondencję i protokoły
3. przygotować chronologię najważniejszych zdarzeń
4. sprawdzić wcześniejsze wyjaśnienia złożone urzędowi
5. ustalić, w których czynnościach dana osoba faktycznie uczestniczyła
6. wskazać kwestie, których nie pamięta albo nie może potwierdzić
7. ocenić ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.

Jeżeli wezwana osoba jest stroną postępowania, ona lub jej pełnomocnik powinni wcześniej zapoznać się z aktami. Strona ma również prawo uczestniczyć w przesłuchaniu innych świadków, zadawać im pytania i składać wyjaśnienia. O terminie takiego dowodu powinna zostać zawiadomiona przynajmniej siedem dni wcześniej.

Jak odpowiadać podczas przesłuchania?

Najbezpieczniejsza zasada brzmi: odpowiadać na zadane pytanie, zgodnie z własną wiedzą, bez zgadywania i niepotrzebnego rozwijania tematów pobocznych.

Można powiedzieć:

• „nie pamiętam”;
• „nie uczestniczyłem w tym spotkaniu”;
• „informację znam wyłącznie z relacji księgowej”;
• „musiałbym zobaczyć dokument, aby odpowiedzieć”;
• „nie wiem, kto podjął tę decyzję”.

Takie odpowiedzi są lepsze niż próba wypełnienia luk przypuszczeniami. Trzeba też odróżniać to, co świadek widział osobiście, od tego, czego dowiedział się później.

Jeżeli pytanie jest niejasne lub zawiera błędne założenie, należy poprosić o jego doprecyzowanie. Przykładowo pytanie: „Dlaczego zaakceptował pan fikcyjną usługę?” zakłada już, że usługa była fikcyjna. Warto wtedy wskazać, że nie akceptuje się tego założenia, i opisać rzeczywisty zakres własnej wiedzy.

Protokół z przesłuchania — przeczytaj przed podpisaniem

Z przesłuchania sporządza się protokół. Powinien on wskazywać, kto uczestniczył w czynności, jakie pytania zadano, co ustalono oraz jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Po zakończeniu protokół powinien zostać odczytany uczestnikom i podpisany.

Przed podpisaniem należy sprawdzić, czy:

• odpowiedzi nie zostały nadmiernie skrócone;
• nie zmieniono ich znaczenia;
• zaznaczono, że dana osoba czegoś nie pamięta;
• zapisano odmowę odpowiedzi na pytanie;
• uwzględniono zgłoszone sprostowania;
• prawidłowo opisano okazane dokumenty.

Nie należy podpisywać protokołu z założeniem, że błędy zostaną poprawione później. Jeżeli urząd odmawia wprowadzenia uwagi, trzeba zażądać, aby sama odmowa oraz treść zastrzeżenia zostały odnotowane.

Co zrobić, gdy nie możesz stawić się w urzędzie?

Wezwania nie wolno ignorować. Jeżeli termin koliduje z chorobą, zaplanowaną podróżą lub inną ważną przeszkodą, należy przed datą przesłuchania skontaktować się z urzędem, wyjaśnić sytuację i zawnioskować o zmianę terminu.

Nieusprawiedliwione niestawiennictwo świadka, bezpodstawna odmowa zeznań albo opuszczenie przesłuchania przed jego zakończeniem mogą prowadzić do kary porządkowej. Postanowienie o jej nałożeniu można zaskarżyć, a w ciągu siedmiu dni można również przedstawić okoliczności usprawiedliwiające niewykonanie obowiązku.

Przesłuchanie w urzędzie skarbowym może mieć istotny wpływ na późniejszą decyzję podatkową albo sprawę karną skarbową. Najważniejsze jest prawidłowe rozpoznanie własnego statusu, znajomość dokumentów i unikanie odpowiedzi opartych na domysłach.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.