Jakie dokumenty może żądać urząd skarbowy w trakcie kontroli?

Krótka odpowiedź: urząd skarbowy może żądać ksiąg, faktur, umów, korespondencji i innych materiałów, ale tylko wtedy, gdy mają związek z przedmiotem kontroli wskazanym w upoważnieniu. Przedsiębiorca nie powinien ani ignorować wezwania, ani przekazywać całego firmowego archiwum bez sprawdzenia zakresu żądania. Każdy zestaw dokumentów warto wcześniej przeanalizować, opisać i skopiować.

Stan prawny: lipiec 2026 r.

Jak szerokie są uprawnienia urzędu skarbowego?

Kontrolujący mogą żądać udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Mogą sporządzać z nich kopie, odpisy, wyciągi, notatki i wydruki, a także pobierać dane elektroniczne.

Najważniejsze ograniczenie wynika z dwóch słów: „związanych z przedmiotem kontroli”. Zakres czynności powinien odpowiadać upoważnieniu doręczonemu przedsiębiorcy.

Jeżeli kontrola dotyczy VAT za trzy miesiące 2025 r., urząd może badać dokumenty pozwalające sprawdzić sprzedaż, zakupy i odliczenie podatku w tym okresie. Nie oznacza to automatycznie prawa do przejęcia całej dokumentacji kadrowej, wszystkich umów spółki i pełnych skrzynek pocztowych zarządu z kilku lat.

Organ może żądać nie tylko dokumentów księgowych. W zależności od sprawy interesować go mogą materiały pokazujące rzeczywisty przebieg transakcji, jej cel gospodarczy oraz osoby uczestniczące w jej realizacji. Kontrolujący mogą również zabezpieczać dowody, przeprowadzać spis z natury, przesłuchiwać świadków i korzystać z opinii biegłych. (ELI)

Jakich dokumentów urząd może żądać najczęściej?

Zakres zależy od kontrolowanego podatku i rodzaju działalności. Najczęściej urząd żąda:

• ksiąg rachunkowych, KPiR albo ewidencji przychodów;
• rejestrów VAT i deklaracji;
• faktur sprzedażowych i zakupowych;
• umów, aneksów, zamówień i ofert;
• potwierdzeń płatności i wyciągów bankowych;
• dokumentów magazynowych i transportowych;
• ewidencji środków trwałych i amortyzacji;
• raportów z kas fiskalnych;
• dokumentacji dotyczącej ulg podatkowych;
• dokumentów związanych z transakcjami z podmiotami powiązanymi.

Przy kontroli usług niematerialnych urząd może oczekiwać także raportów, analiz, prezentacji, protokołów odbioru, korespondencji i materiałów roboczych.

Przykład: spółka zaliczyła do kosztów 250 000 zł za doradztwo biznesowe. Faktura, umowa i przelew potwierdzają formalną stronę rozliczenia, ale nie zawsze dowodzą wykonania usługi. Urząd może zapytać, kto wykonywał prace, jaki powstał rezultat oraz jak spółka go wykorzystała.

Przy dostawie towarów znaczenie mogą mieć dokumenty WZ i PZ, listy przewozowe, dane magazynowe, potwierdzenia odbioru, numery seryjne oraz dokumentacja dalszej sprzedaży.

Czy urząd może żądać e-maili i danych z systemów?

Tak, korespondencja elektroniczna i dane systemowe mogą być dowodem, jeżeli dotyczą kontrolowanej sprawy. Urząd może więc zażądać wiadomości potwierdzających zamówienie, uzgodnienie ceny, wykonanie prac albo reklamację.

Nie oznacza to jednak automatycznego obowiązku udostępnienia kontrolującym nieograniczonego dostępu do całej skrzynki pocztowej, dysku sieciowego lub systemu CRM.

Jeżeli wezwanie brzmi bardzo szeroko, na przykład obejmuje „całą korespondencję zarządu ze wszystkimi kontrahentami”, warto ustalić:

• jakiego okresu dotyczy żądanie;
• z jakimi transakcjami jest związane;
• czy urząd oczekuje wiadomości konkretnych osób;
• według jakich kryteriów należy wyszukać dane;
• w jakim formacie materiały mają zostać przekazane.

Nie należy samodzielnie usuwać fragmentów wiadomości ani przerabiać dokumentów. Jeżeli materiały zawierają dane niezwiązane z kontrolą, tajemnicę przedsiębiorstwa albo informacje objęte szczególną ochroną, sposób ich udostępnienia trzeba uzgodnić z organem. Poufność dokumentu nie stanowi sama w sobie podstawy do całkowitego zignorowania wezwania.

Jak wygląda przekazanie JPK na żądanie?

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgi przy użyciu programu komputerowego, urząd może żądać przekazania całości lub części ksiąg i dowodów księgowych w ustrukturyzowanej postaci elektronicznej.

JPK na żądanie obejmuje między innymi:

• JPK_KR — księgi rachunkowe;
• JPK_WB — wyciągi bankowe;
• JPK_MAG — gospodarkę magazynową;
• JPK_FA — faktury VAT;
• JPK_PKPIR — podatkową księgę przychodów i rozchodów;
• JPK_EWP — ewidencję przychodów.

Urząd powinien wskazać rodzaj żądanej struktury oraz okres, którego dane mają dotyczyć. Termin na przekazanie JPK nie może być krótszy niż trzy dni. Jeżeli plik obejmuje bardzo dużą liczbę zapisów, wymaga odtworzenia archiwum albo osoba obsługująca system jest nieobecna, przed upływem terminu można wystąpić o jego przedłużenie. (ELI)

Pliku JPK na żądanie nie należy przesyłać zwykłym e-mailem ani przez ePUAP. Można skorzystać z właściwego systemu Ministerstwa Finansów albo przekazać plik na nośniku danych. Przy przekazaniu nośnika urzędnik powinien sporządzić protokół zawierający informacje pozwalające zidentyfikować otrzymane pliki. (Podatki)

Faktur znajdujących się już w KSeF nie obejmuje standardowe żądanie przekazania dowodów księgowych w strukturze z art. 193a Ordynacji podatkowej. Urząd nadal może jednak żądać umów, korespondencji i dowodów rzeczywistego wykonania transakcji.

Czy trzeba przekazywać dokumenty w języku obcym?

Kontrolujący mogą zażądać tłumaczenia na język polski dokumentacji dotyczącej kontrolowanej sprawy. Koszt tłumaczenia ponosi przedsiębiorca.

Dotyczy to przykładowo:

• umów z zagranicznym kontrahentem;
• zagranicznych faktur i dokumentów przewozowych;
• raportów grupowych;
• korespondencji dotyczącej usług lub dostaw;
• dokumentacji cen transferowych sporządzonej w innym języku.

Nie każde żądanie musi oznaczać konieczność tłumaczenia wszystkich załączników. Przy obszernej umowie albo wieluset stronach korespondencji warto ustalić z kontrolującymi, czy wystarczy tłumaczenie wskazanych części.

Przedsiębiorca powinien również uważać na tłumaczenia przygotowane automatycznie. Przy dokumentach mających kluczowe znaczenie podatkowe pozornie drobna różnica między „doradztwem”, „zarządzaniem” i „pośrednictwem” może wpływać na ocenę transakcji.

Obowiązek przekazania tłumaczeń, elektronicznych wyciągów z ksiąg i wyjaśnień dotyczących kontroli wynika bezpośrednio z zasad współpracy z kontrolującymi. (ELI)

Czy urząd może zabrać oryginały dokumentów?

Kontrolujący mogą zażądać wydania akt, ksiąg lub dokumentów na czas trwania kontroli, ale nie w każdej sytuacji.

Jest to dopuszczalne przede wszystkim wtedy, gdy:

• istnieje uzasadnione podejrzenie, że dokumenty są nierzetelne;
• przedsiębiorca nie zapewnia warunków pozwalających zbadać dokumentację w miejscu kontroli.

Wydanie powinno nastąpić za pokwitowaniem. Firma powinna przed przekazaniem zeskanować dokumenty albo sporządzić ich kopie, aby nie utracić dostępu do materiałów potrzebnych do bieżącej działalności i przygotowania własnego stanowiska. (ELI)

Urząd może także zażądać próbek towarów lub przeprowadzenia spisu z natury. Ma to znaczenie szczególnie w kontroli zapasów, produkcji, obrotu paliwami, towarami akcyzowymi albo rozbieżności pomiędzy ewidencją magazynową a stanem faktycznym.

Co zrobić z nadmiernie szerokim wezwaniem?

Nie należy pozostawiać wezwania bez odpowiedzi. Lepszym rozwiązaniem jest pisemne wskazanie problemu i poproszenie o doprecyzowanie albo przedłużenie terminu.

W piśmie można wyjaśnić, że:

• część dokumentów wykracza poza kontrolowany okres;
• żądanie obejmuje dane niezwiązane z podatkiem wskazanym w upoważnieniu;
• przygotowanie materiału wymaga przeszukania znacznego archiwum;
• dokumentacja znajduje się u biura rachunkowego albo zewnętrznego archiwisty;
• firma może przekazać część materiałów od razu, a pozostałe w późniejszym terminie.

Bezzasadna odmowa okazania ksiąg, dowodów księgowych lub dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z prawa, może prowadzić do nałożenia kary porządkowej. Odpowiedzialność może dotyczyć także osoby reprezentującej spółkę albo biura rachunkowego przechowującego księgi. (ELI)

Jak bezpiecznie przekazywać dokumenty urzędowi?

Każdy przekazywany zestaw powinien mieć własny spis. Warto zapisać nazwę dokumentu, liczbę stron, okres, którego dotyczy, oraz sposób przekazania.

Firma powinna zachować:

• identyczną kopię wszystkich materiałów;
• pismo przewodnie;
• potwierdzenie wysyłki albo odbioru;
• protokół przekazania danych elektronicznych;
• informację, na które żądanie udzielono odpowiedzi.

Od 1 stycznia 2026 r. zwykłe pisma elektroniczne do organów KAS wniesione przez przedsiębiorcę przez ePUAP zasadniczo nie są skuteczne. Pisma należy przekazywać na adres do doręczeń elektronicznych albo przez właściwe konto w systemie organu, w szczególności e-Urząd Skarbowy. Nadal można składać je także papierowo. (Podatki)

Najbezpieczniejsza zasada brzmi: przekazać wszystko, czego urząd zgodnie z prawem potrzebuje do sprawdzenia kontrolowanego rozliczenia — ale niczego nie wysyłać automatycznie, bez sprawdzenia zakresu, kompletności i znaczenia dokumentu.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.