Kiedy księgowa powinna przekazać sprawę prawnikowi? Poradnik dla biur rachunkowych

Krótka odpowiedź: księgowa może samodzielnie obsłużyć standardowe pytania dotyczące zapisów księgowych, deklaracji i przekazania dokumentów. Sprawę należy jednak przekazać prawnikowi lub doradcy podatkowemu, gdy urząd zaczyna kwestionować rzeczywisty przebieg transakcji, odpowiedzialność konkretnych osób, prawo do odliczenia podatku albo wysokość zobowiązania. Szczególnie szybka reakcja jest potrzebna po otrzymaniu protokołu kontroli, wyniku kontroli celno-skarbowej, decyzji, wezwania na przesłuchanie albo pisma dotyczącego KKS.

Stan prawny: lipiec 2026 r.

Nie każde wezwanie z urzędu wymaga udziału prawnika

Biuro rachunkowe może samodzielnie przygotować odpowiedź, jeżeli urząd oczekuje przede wszystkim danych technicznych, które wynikają bezpośrednio z ksiąg i nie budzą sporu.

Może chodzić na przykład o:

• przekazanie faktur wskazanych w wezwaniu;
• wyjaśnienie różnicy między ewidencją a deklaracją;
• przedstawienie sposobu zaksięgowania transakcji;
• wygenerowanie struktury JPK;
• wskazanie daty ujęcia korekty;
• przesłanie potwierdzenia zapłaty podatku.

Jeżeli urząd zażąda JPK w toku czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania podatkowego, termin na przekazanie pliku nie może być krótszy niż trzy dni. Gdy przygotowanie danych nie jest możliwe w terminie, należy przed jego upływem wystąpić o dodatkowy czas, zamiast pozostawiać wezwanie bez odpowiedzi.

Granica zostaje jednak przekroczona, gdy odpowiedź wymaga nie tylko odczytania danych z systemu, ale dokonania oceny prawnej. Księgowa nie powinna sama przesądzać, czy faktura jest nierzetelna, członek zarządu dochował należytej staranności albo określona czynność była pozorna.

W takiej sytuacji księgowość powinna przygotować dane i dokumenty, natomiast strategię odpowiedzi powinien ustalić pełnomocnik wspólnie z klientem.

Urząd zaczyna kwestionować rzeczywistość transakcji

Pierwszym ważnym sygnałem jest odejście od pytań o sposób księgowania na rzecz pytań o faktyczny przebieg zdarzeń.

Sprawę warto przekazać prawnikowi, gdy urząd pyta:

• kto rzeczywiście wykonał usługę;
• jakie rezultaty otrzymała firma;
• dlaczego wybrano tego kontrahenta;
• kto organizował transport;
• czy towar faktycznie dotarł do nabywcy;
• dlaczego cena odbiegała od rynkowej;
• czy zarząd wiedział o nieprawidłowościach dostawcy;
• czy usługa nie została wykonana przez własnych pracowników spółki.

Przykład: biuro rachunkowe otrzymuje wezwanie dotyczące faktury na 300 000 zł za doradztwo. Faktura została prawidłowo zaksięgowana, zapłacona i ujęta w JPK. Urząd nie pyta jednak o zapisy księgowe, lecz o osoby wykonujące usługę, raporty, korespondencję i biznesowe wykorzystanie rekomendacji.

To nie jest już problem wyłącznie księgowy. Odpowiedź może zdecydować o wyłączeniu kosztu, odmowie odliczenia VAT, dodatkowym zobowiązaniu podatkowym, a niekiedy także o odpowiedzialności karnej skarbowej.

Księgowa powinna wtedy zabezpieczyć dokumentację, ale nie tworzyć samodzielnie narracji o przebiegu projektu, w którym nie uczestniczyła.

Pojawia się protokół, wynik kontroli albo decyzja

Sprawę należy przekazać do analizy prawnej najpóźniej wtedy, gdy urząd formułuje już konkretne zarzuty.

Dotyczy to w szczególności doręczenia:

• protokołu kontroli podatkowej;
• wyniku kontroli celno-skarbowej;
• postanowienia o wszczęciu postępowania;
• decyzji podatkowej;
• decyzji o zabezpieczeniu;
• postanowienia o rygorze natychmiastowej wykonalności;
• zawiadomienia o możliwości wypowiedzenia się przed decyzją.

Na zastrzeżenia do protokołu kontroli podatkowej jest 14 dni. Po wyniku kontroli celno-skarbowej przedsiębiorca ma zasadniczo 14 dni na złożenie deklaracji lub korekty, jeżeli akceptuje ustalenia w całości albo w części. Na odwołanie od decyzji podatkowej również przysługuje co do zasady 14 dni. Terminy i zasady prowadzenia tych procedur wynikają z Ordynacji podatkowej.

Na tym etapie nie wystarczy przygotować korekty zgodnej z wyliczeniem kontrolujących. Trzeba ocenić:

1. czy ustalenia organu są prawidłowe
2. jakie dowody zostały pominięte
3. czy korekta nie obejmuje zbyt szerokiego zakresu
4. jakie będą odsetki i dalsze skutki
5. czy sprawa może prowadzić do KKS
6. czy należy zaakceptować tylko część ustaleń.

Automatyczna korekta przygotowana „zgodnie z protokołem” może ograniczyć późniejszą możliwość obrony stanowiska klienta.

Urząd pyta o odpowiedzialność konkretnej osoby

Kolejnym sygnałem jest zainteresowanie urzędu tym, kto przygotował, zatwierdził albo wysłał rozliczenie.

Pytania mogą dotyczyć tego:

• kto zdecydował o ujęciu faktury;
• kto znał brak dokumentów;
• kto podpisał deklarację;
• kto kontaktował się z kontrahentem;
• kto odpowiadał za zapłatę podatku;
• kto przekazał dane do biura rachunkowego.

Kodeks karny skarbowy pozwala przypisać odpowiedzialność osobie, która na podstawie umowy, przepisów albo faktycznie zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, danego podmiotu. Odpowiedzialność może więc dotyczyć zarówno członka zarządu, jak i osoby z księgowości, zależnie od rzeczywistego podziału obowiązków i okoliczności czynu.

Księgowa powinna skonsultować sprawę przed złożeniem wyjaśnień, gdy otrzymuje wezwanie jako świadek, podejrzana albo osoba odpowiedzialna za rozliczenie. Nie należy uzgadniać z klientem nieprawdziwej wersji zdarzeń ani automatycznie przyjmować na siebie odpowiedzialności tylko dlatego, że biuro technicznie wysłało deklarację.

Znaczenie ma to, kto otrzymał informacje, kto podjął decyzję i czy dana osoba miała możliwość rozpoznania błędu.

Klient i biuro rachunkowe mogą mieć sprzeczne interesy

Prawnik powinien zostać włączony również wtedy, gdy istnieje spór dotyczący źródła nieprawidłowości.

Klient może twierdzić, że przekazał komplet dokumentów, podczas gdy biuro wskazuje, że ich nie otrzymało. Zarząd może utrzymywać, że księgowa samodzielnie zdecydowała o sposobie rozliczenia, natomiast księgowa może posiadać wiadomości potwierdzające konkretne polecenia klienta.

W takiej sytuacji nie należy przygotowywać jednego wspólnego oświadczenia, dopóki nie zostanie wyjaśnione, czy interesy stron pozostają zgodne.

Trzeba zabezpieczyć:

• umowę z klientem i zakres obsługi;
• korespondencję dotyczącą spornej transakcji;
• daty przekazywania dokumentów;
• akceptacje projektów deklaracji;
• zgłoszenia błędów i ostrzeżenia kierowane do klienta;
• historię zmian w systemie;
• procedury obowiązujące w biurze.

Powierzenie prowadzenia ksiąg zewnętrznemu przedsiębiorcy nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, w tym z obowiązku nadzoru. Jednocześnie przedsiębiorcy usługowo prowadzący księgi rachunkowe mają obowiązek posiadania ubezpieczenia OC związanego z tą działalnością.

To oznacza, że odpowiedzialność klienta i odpowiedzialność biura należy analizować oddzielnie. Nie jest prawidłowe automatyczne założenie, że każda pomyłka obciąża wyłącznie jedną ze stron.

Upoważnienie do księgowania nie zawsze oznacza pełnomocnictwo

Dostęp biura rachunkowego do KSeF, e-Urzędu Skarbowego, rachunku księgowego albo możliwość wysyłania deklaracji nie oznaczają automatycznie umocowania do reprezentowania klienta w kontroli lub postępowaniu podatkowym.

Strona może działać przez pełnomocnika, ale pełnomocnictwo musi obejmować odpowiednią sprawę lub mieć charakter ogólny. Pełnomocnikiem jest konkretna osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a nie samo biuro rachunkowe jako firma.

Przed wysłaniem pisma warto więc sprawdzić:

• kto formalnie jest pełnomocnikiem;
• jaki jest zakres pełnomocnictwa;
• czy pismo podpisuje właściwa osoba;
• czy urząd doręcza korespondencję klientowi, księgowej czy profesjonalnemu pełnomocnikowi;
• kto odpowiada za pilnowanie terminów.

Biuro nie powinno wnosić odwołania, zastrzeżeń albo innych pism procesowych wyłącznie na podstawie ogólnego zapisu w umowie o prowadzenie księgowości.

Jak prawidłowo przekazać sprawę prawnikowi?

Przekazanie sprawy nie powinno polegać na przesłaniu przypadkowego folderu z fakturami. Prawnik powinien otrzymać uporządkowany materiał obejmujący:

• wezwanie, protokół, wynik albo decyzję;
• datę i sposób doręczenia;
• informację o biegnącym terminie;
• dotychczasową korespondencję z urzędem;
• deklaracje, JPK i odpowiednie zapisy księgowe;
• dokumenty źródłowe;
• chronologię zdarzeń;
• listę osób posiadających wiedzę;
• opis zauważonych błędów i rozbieżności.

Księgowa powinna oddzielić fakty od własnych ocen. Zamiast pisać: „klient wystawił pustą fakturę”, lepiej wskazać: „w dokumentacji biura nie odnaleziono umowy, raportu ani protokołu wykonania usługi”.

Nie należy tworzyć dokumentów z datą wsteczną, usuwać wiadomości, zmieniać opisów księgowych bez zachowania historii ani składać czynnego żalu lub korekty bez ustalenia skutków.

Najlepszy model współpracy nie polega na odsunięciu księgowej od sprawy. Biuro nadal przygotowuje dane, wyliczenia i dokumenty księgowe, a prawnik prowadzi procedurę, formułuje zarzuty i ocenia ryzyka. Dzięki temu klient otrzymuje spójne stanowisko oparte zarówno na prawie, jak i na rzeczywistych zapisach księgowych.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.